Assessorato:	DIREZIONE GENERALE E PRESIDENZA
Relatore:	SABATTINI EMILIO

SERVIZIO RELAZIONI ISTITUZIONALI E SERVIZI DI PRESIDENZA

Oggetto:	DISPOSIZIONI IN MERITO ALLE SPESE DI RAPPRESENTANZA ED ALLE MISSIONI DEGLI AMMINISTRATORI.

Spese di rappresentanza si possono definire tutte quelle connesse all’immagine esterna dell’Ente con riferimento ai propri compiti istituzionali. Esse sono finalizzate a mantenere ed accrescere il prestigio dell’Amministrazione provinciale, inteso quale elevata considerazione, anche sul piano formale, del suo ruolo e della sua presenza nel contesto sociale, interno ed internazionale, per il miglior perseguimento dei propri fini istituzionali. Si caratterizzano per il fatto di essere rivolte all’esterno o nei confronti di interlocutori estranei all’amministrazione.
La mancanza di una specifica disciplina legislativa e più in generale una sostanziale carenza normativa, rende più che mai utile ed opportuno rivedere la regolamentazione della materia, al fine di definirne un legittimo ed uniforme ambito di applicazione all’interno dell’Ente.
Nella redazione di un regolamento, si è tenuto conto oltre che della più recente elaborazione dottrinale, anche dei principi e dei criteri affermati nel corso degli anni dalla magistratura contabile. In particolare, nel testo dell’articolato che si propone, sono stati individuati: i soggetti che in seno all’Ente possono legittimamente effettuare spese di rappresentanza; i limiti di spesa in un’ottica di parsimonioso utilizzo delle risorse; alcuni tipi di spese quali esemplificazioni nell’ambito della più ampia definizione generale; sistemi di controllo e gestione finalizzati alla trasparenza amministrativa.
Per il principio di economicità degli atti e per una certa prossimità della materia, si è pensato di disciplinare nel medesimo testo regolamentare anche le spese di missione e cioè quelle che gli amministratori sostengono in ragione del proprio mandato quando si recano fuori del capoluogo ove ha sede l’Ente.
Ai sensi dell’attuale formulazione dell’art. 84 - D.Lgs.267/2000, non è previsto il pagamento di alcuna indennità agli amministratori che si recano in missione, anche all’estero, ma sono dovuti esclusivamente il rimborso delle spese di viaggio effettivamente sostenute, nonché un rimborso forfettario onnicomprensivo per le altre spese, nella misura fissata con Decreto Interministeriale ancora in fase di predisposizione.
Infine, sempre in linea con la previsione legislativa, si è stabilito che le missioni dei consiglieri e degli assessori devono essere preventivamente autorizzate per iscritto, rispettivamente dal Presidente del Consiglio e dal Presidente della Provincia.
Il responsabile del Procedimento è il Capo di Gabinetto di Presidenza dr. Ferruccio Masetti.
La Commissione Consiliare “Controllo e garanzia” ha esaminato il presente atto in data 1 aprile 2009.
La presente deliberazione non comporta impegno di spesa né diminuzione o accertamento di entrata o variazione di bilancio.
Per quanto precede,

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PROPONE AL CONSIGLIO PROVINCIALE

1)	Di approvare le “Disposizioni in merito alle spese di rappresentanza ed alle missioni degli amministratori” allegato in calce al presenta atto quale parte integrante e sostanziale.

ED ESPRIME PARERE DI REGOLARITÀ TECNICA
(ai sensi dell’art. 49 D.Lgs. 18 agosto 2000 n. 267)

[X]   FAVOREVOLE 

[  ]   NON FAVOREVOLE

NOTE:
[NOTE]

F.to [INTESTAZIONE_PDF_2]

DISPOSIZIONI IN MERITO ALLE SPESE DI RAPPRESENTANZA 
E DI MISSIONE DEGLI AMMINISTRATORI

Articolo 1
(Definizione)

Le presenti disposizioni disciplinano le spese di rappresentanza e le spese di missione degli amministratori. 
Le spese di rappresentanza sono tutte quelle connesse all’immagine esterna dell’Ente con riferimento ai propri compiti istituzionali. Esse sono finalizzate a mantenere ed accrescere il prestigio dell’Amministrazione provinciale, inteso quale elevata considerazione, anche sul piano formale, del suo ruolo e della sua presenza nel contesto sociale, interno ed internazionale, per il miglior perseguimento dei propri fini istituzionali. Si caratterizzano per il fatto di essere rivolte all’esterno o nei confronti di interlocutori estranei all’amministrazione.
Le spese di missione sono quelle che gli amministratori sostengono in ragione del proprio mandato quando si recano fuori del capoluogo ove ha sede l’Ente.

Articolo 2
(Soggetti autorizzati)

Sono legittimati ad effettuare spese di rappresentanza per conto dell’Ente, il Presidente della Provincia, un dirigente da questi delegato, gli Assessori nell’ambito delle rispettive competenze, il Presidente del Consiglio o un Consigliere da questi delegato, per attività ed iniziative inerenti alla rappresentatività del Consiglio provinciale.
Le spese di missione sono rimborsabili, oltre agli amministratori citati, anche ai Consiglieri provinciali. 

Articolo 3
(Tipologia delle spese di rappresentanza)

Nell’ambito della definizione generale di cui all’articolo 1, sono, a titolo esemplificativo, da considerarsi di rappresentanza le seguenti spese:
a)	ospitalità offerta nel corso di particolari occasioni od eventi, rientranti tra i compiti istituzionali dell’Ente, a persone o Autorità di particolare rilevanza istituzionale e/o notorietà;
b)	colazioni di lavoro e consumazioni varie (caffè, aperitivi, ecc) agli ospiti di cui alla precedente lettera; 
c)	spese di promozione in occasione di cerimonie, di inaugurazioni o manifestazioni promosse dall’Ente, alle quali partecipino personalità o autorità estranee all’ente, qualora non siano già comprese nei piani finanziari che promuovono l’iniziativa come di regola;
d)	atti di onoranza commemorativa (omaggi floreali, necrologi, ecc.) in caso di morte o di partecipazione a lutti di personalità estranee all’ente o in occasione di determinate ricorrenze;
e)	atti di cortesia di valore simbolico (piccoli doni quali targhe, medaglie, libri, pubblicazioni, coppe, ecc.) in occasione di visite o incontri ufficiali, anche all’estero, con persone, Autorità o delegazioni di particolare rilevanza istituzionale o notorietà;
f)	targhe, coppe, medaglie commemorative o celebrative a persone, Autorità o delegazioni di particolare rilevanza istituzionale o notorietà;

Articolo 4
(Limiti alle spese di rappresentanza)

Con riferimento alle esigenze di rappresentanza, così come sopra definite, si assegna a ciascun amministratore individuato all’art. 2 un limite massimo di spesa annuale differenziato in relazione alle esigenze di rappresentatività dell’Ente all’esterno ed ai diversi ruoli e funzioni.
Si prevede anche un budget per le spese di rappresentanza della Giunta quale organo collegiale o per quelle di carattere generale dell’Ente, assegnato per la gestione al Capo di Gabinetto.
Sarà cura di ciascun soggetto individuato documentare e motivare le finalità di rappresentanza della spesa sostenuta.

Articolo 5
(Tipologia e rimborsi delle spese di missione)

Non è previsto il pagamento di alcuna indennità di missione. Agli amministratori che si recano in missione nel territorio nazionale sono dovuti esclusivamente il rimborso delle spese di viaggio effettivamente sostenute, nonché un rimborso forfetario onnicomprensivo per le altre spese entro gli importi massimi di cui all’art. 2 del Decreto del Ministro dell’Interno 12 febbraio 2009.
In occasione di missioni istituzionali fuori dal territorio nazionale, gli importi massimi di cui al precedente comma sono aumentati del 15%. 
Le missioni dei consiglieri e degli assessori devono essere preventivamente autorizzate per iscritto, rispettivamente dal Presidente del Consiglio e dal Presidente della Provincia. In particolare, nella richiesta di autorizzazione di missione istituzionale fuori dal territorio nazionale, dovrà essere specificato in dettaglio, oltre alle motivazioni che la giustificano, la spesa prevista e l’eventuale presenza di altre persone dipendenti o meno dell’ente; per i dipendenti dell’ente occorrerà indicare le mansioni specifiche che dovranno svolgere durante la missione.

Articolo 6
(Gestione amministrativa e contabile) 

Lo stanziamento per le spese di rappresentanza e di missione, viene annualmente determinato nel bilancio di previsione ed assegnato nel Piano Esecutivo di Gestione.
Le spese di rappresentanza e di missione sono liquidate e pagate dal Dirigente del Servizio Economato sulla base di una dichiarazione dell’amministratore interessato attestante la natura delle spese, la loro conformità alle presenti disposizioni, i relativi importi e accompagnata dalla documentazione giustificativa che il medesimo Dirigente deve conservare attestando in calce ad ogni documento, per le sole spese di rappresentanza, la regolare esecuzione.
Le eventuali anomalie riscontrate durante l’attività di verifica della natura e della conformità delle spese dovranno essere segnalate al Capo di Gabinetto.
Il Collegio dei revisori, nell’esercizio delle funzioni di cui all’art. 239 D.lgs n. 267/2000, effettua controlli a campione sulla base di un elenco delle spese effettuate trasmesso semestralmente dal Servizio Economato.
Qualora le spese di rappresentanza consistano nell’acquisto di beni e servizi, devono essere seguite le procedure previste dal Regolamento provinciale per la disciplina dei contratti.

Articolo 7
(Disposizioni finali)

Le disposizioni in materia previste dal Regolamento per il funzionamento dei servizi economali e quelle di cui alla Delibera di Consiglio n. 404 del 12 settembre 1990, sono da ritenersi superate da quelle presentemente approvate.